NÓMINA ELECTRÓNICA

Después de varios días estando a la expectativa de cómo y cuándo se desarrollaría este nuevo paso de la virtualidad de la DIAN, de la forma en que poco a poco consolida y unifica la información de cada contribuyente, se reglamenta la resolución 000013 el pasado 11 de febrero del 2021 y con ella ratifica lo que se traía en su proyecto de resolución de diciembre del 2020. A continuación, se destaca lo más importante y lo que


debes de tener en cuenta para la implementación de tu empresa.


¿QUÉ ES LA NÓMINA ELECTRÓNICA Y A QUIÉNES APLICA?


De acuerdo con lo establecido en la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento, El soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del trabajador y que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA, cuando aplique.


En este orden de ideas y revisando lo indicado anteriormente, al parecer las entidades que solo presentan declaración de ingresos y patrimonio, no son responsables de IVA y no están obligadas a facturar electrónicamente. NO están obligadas a reportar la nomina electrónica. Pues la resolución no lo contempla.


Autor: Sebastian Andres Pineda Castro Fuente: minominaelectronica.com

¿CUÁL ES EL CALENDARIO DE IMPLEMENTACION DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA?

El calendario establecido para la implementación de la nómina electrónica se divide en:




Uno de los principales cambios que hubo respecto al proyecto de resolución emitido en diciembre son las fechas de implementación, frente a este primer grupo de clasificación por el número de empleados cabe notar que se abrieron los intervalos de presentación de la información de 4 grupos a 6, dejando así un poco más de tiempo a las pequeñas y medianas empresas.

A partir del 1 de Julio se inicia la implementación de este primer grupo, la invitación es a observar el número de empleados que tienes a cargo y tener presentes estas fechas para la implementación de la nómina electrónica.


El segundo grupo que tiene en cuenta la DIAN para la implementación son las nuevas empresas que se creen después del 1 de Julio, estas tienen 2 meses desde la fecha del primer pago o abono en cuenta derivados de una relación laboral.

Y en el tercer grupo y sin dejar de ser importantes, están los NO obligados a facturar electrónicamente, si bien vemos estos están obligados a emitir nómina electrónica a partir de mayo del siguiente año.


¿CÓMO FUNCIONARÍA LA NÓMINA ELECTRÓNICA? la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales, van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

Por lo tanto, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día. ¿CUÁNDO ENTRARÍA EN VIGENCIA LA NÓMINA ELECTRÓNICA? Se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de mayo de este año, iniciando la transmisión del documento las empresas con más de 251 empleados con fecha límite del 01 de julio, y continuando la operación las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 01 de diciembre. Es de anotar que los sujetos obligados una vez inicien a trasmitir la nómina electrónica tendrán plazo dentro de los 10 días del mes siguiente para enviar los soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste. Será de forma mensual independientemente del periodo de pago de cada empleador (semanal, quincenal o mensual).



¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA AL IMPLEMENTAR LA NÓMINA ELECTRÓNICA EN SU EMPRESA?

El director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, agregó que la implementación de la nómina electrónica es una oportunidad de mostrar que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología tienen una ventaja por su capacidad de responder rápidamente ante las normativas del Gobierno. La integración de esta nueva funcionalidad será un reto no solo para las compañías que deberán reportar a la Dian, sino también para quienes prestan sus servicios con tecnología, uno de ellos será la seguridad en la transmisión de los datos.


¿CÓMO BENEFICIARÁ LA NÓMINA ELECTRÓNICA A LAS EMPRESAS EN COLOMBIA?

“Estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”, puntualiza el director de la Vertical HCM de Digital Ware.


¿QUÉ DEBE CONTENER EL DOCUMENTO DE NÓMINA ELECTRONICA?


Como puntos importantes la DIAN requiere que se tenga la siguiente información:


1. Que se denomine expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica


2. Apellidos y nombres o razón social y NIT del empleador, según art. 4 del mismo decreto


3. Apellidos y nombres y número de identificación del beneficiario del pago


4. El CUNE – Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica


5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.


6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina


7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina


8. El valor total, este corresponde a la diferencia del valor devengado menos el valor deducido de nómina


9. Medio de pago usado para hacer entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.


10. Fecha y hora de generación


11. La firma digital de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN


12. Apellidos y nombres o razón social y NIT del fabricante del software si lo tuviere

Estos son algunos importantes a la hora de implementar nómina electrónica, claramente constituirá como un medio de control y fiscalización por parte de la DIAN y la UGPP, respecto a los valores a deducir de renta por parte de los empleadores, el pago efectivo de la seguridad social y el reporte exacto de los pagos a los empleados.


Como lo mencionaba inicialmente este es un paso más a la virtualidad y estar más cerca al control personalizado por parte de la DIAN a cada contribuyente ya sea empresario y ahora empleado.


Te invitamos a que conozcas más a fondo este decreto y que tú y tu empresa estén a la vanguardia de los cambios que se tienen cada día.



Fuentes:


- Portafolio.com

- Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021



Javier Delgado Dueñez Andres Laguna

Dpto. TAX & LEGAL Dpto. Laboral

PAL Asociados S.A.S. PAL Asociados S.A.S.