Normatividad de libros de contabilidad, actas, registros de accionistas y soportes contables.

Compendio sobre la normatividad relacionada con libros de contabilidad, libros de actas, libros de registros de accionistas y socios, soportes contables.


El Consejo Técnico de la Contaduría a través de la orientación profesional No 05, considero necesario compilar y aclarar las diferentes dudas respecto a los libros que deben registrar los comerciantes ante las diferentes entidades de control, inicialmente reglamentado por el decreto 2649 de 1993 modificado por el artículo 2.1.1 del DUR 2420 de 2015 y decreto 2496 de 2015.

En razón a lo anterior es importante definir cada concepto:


1. Libro de registro de accionistas y socios:las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co.


2. Libros de actas:Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de las diferentes clases de personas jurídicas, sean estas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad. Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (art.431 del C. de Cio).

Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.


3. Libros de contabilidad:Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada son la fuente para su elaboración.

Los libros obligatorios sujetos a registro son:


· Libro diario:libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes.

· Libro mayor y balances:Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo para luego registrar los nuevos saldos.


· Libro de inventario y balances:Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.


· Libro fiscal de registro de operaciones:Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante. Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.


4. Soportes contables:el artículo 28 de la ley 962 de 2005 contempla lo siguiente “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.” Para efectos fiscales el tiempo para conservar los soportes a que hace referencia el artículo 632 del E.T. es el mismo para que la declaración correspondiente quede en firme.


Por tal razón es importante tener presente:

Libros principales según la naturaleza jurídica de la Entidad o Compañía


Entidades ante las cuales se deben registrar los libros de acuerdo con la naturaleza de la Entidad o Compañía

Ahora bien, a pesar de que el decreto ley 019 de 2012 “Ley antitrámites” que modifico el numeral 7 del artículo 28 del C. Co. estipuló que solo se mantiene la obligación de registrar en la cámara de comercio los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, existen aspectos en cuanto a los libros contables que deben tenerse en cuenta puesto que estos documentos sirven como medio de prueba para diferentes organismos.


De igual manera el artículo 173 del decreto ley 019 de 2012, estipulo que los libros pueden llevarse de forma manual o electrónica teniendo en cuenta lo siguiente: cuando se lleven de forma manual se debe tener cuidado en no alterar las fechas u orden de los asientos registrados, no dejar espacios que den pie a modificaciones, intercalaciones o adiciones de texto a los asientos, no hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos, no borrar o tachar en parte de los asientos y tampoco arrancar las hojas alterando el orden de las mismas; y cuando se lleven por vía electrónica igualmente se debe tener cuidado en no alterar los registros, valores y archivos.


En conclusión, todas las entidades y sociedades que son constituidas formalmente deben tener en cuenta cuales son los libros que están obligados a llevar teniendo en cuenta los numerales 1, 2 y 3 del presente documento y ante que entidades deben registrar tales libros para evitar sanciones, para que sean tomados como medio de prueba, para disfrutar de los beneficios brindados por los diferentes entes de control, para facilitar los actos mercantiles y para hacer valor un derecho en contra de un tercero por algún problema jurídico. De igual manera la ley antitrámites trajo algunas modificaciones en cuanto al registro de los libros de contabilidad y queda claro que a partir del 2012 ya se pueden llevar de forma manual o electrónica.



Fuentes:

· Orientación profesional No 05 de 2003

· DUR 2420 de 2015

· Decreto 2496 de 2015

· Decreto Ley 019 de 2012


Departamento de Impuestos

Javier Delgado Dueñez

Director Tributario

PAL Asociados S.A.S.

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